Optik mağazaları için 1 Ekim e-Fatura rehberi: Seri ve lot bilgileri nasıl işlenecek?
Optik çerçeve, optik cam veya kontak lens satarken e-Fatura düzenleyen mağazaların, Ürün Takip Sistemi (ÜTS) kapsamındaki ürün bilgilerini faturanın elektronik yapısına aktarabilecek durumda olması gerekiyor. Optisyenlik müesseseleri için GİB’in belirlediği tarih 1 Ekim 2026. Peki mağaza bu tarihten önce tam olarak neyi kontrol etmeli? ebelge.gib.gov.tr
Türk Optisyen-Gözlükçüler Birliği (TOGB), 24 Eylül’de yayımladığı duyuruyla optisyenlik müesseselerini kullandıkları e-Fatura sistemlerinin uygunluğunu kontrol etmeye çağırdı. Düzenlemenin dayanağı, Gelir İdaresi Başkanlığının (GİB) İlaç ve Tıbbi Cihaz Teslimlerine İlişkin Fatura Teknik Kılavuzu. Bu kılavuz, ÜTS üzerinden bildirimi yapılan ürünler için düzenlenen e-Faturalarda ürün bilgilerinin hangi elektronik alanlara yazılacağını açıklıyor. TOGB
Önce hangi belgeyi düzenlediğinize bakın
Bu düzenleme, e-Fatura uygulamasına dâhil olan işletmelerin ilgili tıbbi cihaz teslimleri için düzenlediği e-Faturaların teknik içeriğiyle ilgili. Mağazadaki yazarkasa POS veya ödeme kaydedici cihaz üzerinde yeni bir seri ya da lot giriş işlemi tarif etmiyor. Ayrıca TOGB, vergi mükellefi olmayan nihai tüketici adına düzenlenen e-Arşiv faturalarda karekod bilgisi ekleme zorunluluğu bulunmadığını belirtiyor. ebelge.gib.gov.tr
| Satış belgesi | Bu düzenleme açısından kontrol |
|---|---|
| ÜTS kapsamındaki optik ürün için düzenlenen e-Fatura | Ürün bilgilerinin GİB kılavuzundaki elektronik alanlara aktarılması gerekir. |
| Vergi mükellefi olmayan nihai tüketiciye düzenlenen e-Arşiv fatura | TOGB duyurusuna göre bu kapsamda karekod bilgisi ekleme zorunluluğu yoktur. |
| Yazarkasa POS/ÖKC işlemi | GİB’in söz konusu kılavuzu, bu cihazlarda yeni bir giriş adımı tanımlamıyor. |
Hangi bilgiler aktarılacak?
GİB kılavuzu, tıbbi cihazlara ilişkin dört bilgiyi sayıyor. Mağaza açısından önemli nokta, satılan ürüne ait doğru bilgilerin doğru fatura satırıyla eşleşmesi. ebelge.gib.gov.tr
| Kısaltma | Anlamı | Mağazada kontrol edilecek bilgi |
|---|---|---|
| UNO | Ürün numarası | Ürünün kayıtlı ürün numarası |
| LNO | Lot/parti numarası | Satılan ürüne ait lot veya parti |
| SNO | Seri/sıra numarası | Ürün seri numarasıyla takip ediliyorsa ilgili numara |
| URT | Üretim tarihi | Ürüne ait üretim tarihi |
Her üründe seri numarası aranmaz. GİB kılavuzu, yalnızca parti bilgisi bulunan tıbbi cihazlar için SNO bilgisinin girilmeyeceğini açıkça söylüyor. Böyle bir ürüne varsayımsal bir seri numarası eklenmemeli; ürünün gerçek takip bilgileri kullanılmalı. ebelge.gib.gov.tr
Bilgiler faturanın neresinde bulunacak?
GİB’in tarif ettiği yer, e-Faturanın elektronik dosyasındaki ilgili mal veya hizmet kalemi. Tıbbi cihazın tanımlayıcı bilgileri InvoiceLine altında, AdditionalItemIdentification alanına işleniyor. İlgili e-Faturalarda ILAC_TIBBICIHAZ senaryosu kullanılıyor; tıbbi cihaz bilgisi TIBBICIHAZ olarak tanımlanıyor. ebelge.gib.gov.tr
Bu teknik adları mağaza çalışanının elle kodlaması beklenmez. Ekranda hangi alanın doldurulacağı kullanılan optik programa ve e-Fatura sağlayıcısına göre değişir. Bu yüzden “faturanın PDF’inde karekod görünüyor mu?” sorusuyla yetinmek yerine, sağlayıcıya ürün bilgilerinin gönderilen XML dosyasına doğru aktarılıp aktarılmadığı sorulmalı. Kılavuzun XML alanlarından çıkan pratik kontrol budur. ebelge.gib.gov.tr
Mağazada adım adım hazırlık
1. Ürün kartlarını gözden geçirin. ÜTS kapsamındaki optik çerçeve, optik cam ve kontak lenslerin ürün numarası ile varsa lot, seri ve üretim tarihi bilgilerinin satış sırasında erişilebilir olduğundan emin olun. Ürün kartı ile fiziksel olarak teslim edilen ürünün eşleşmesi, fatura satırına doğru bilginin gitmesi için temel kontroldür. ebelge.gib.gov.tr
2. Optik yazılım firmanıza ve e-Fatura sağlayıcınıza aynı soruyu sorun. “ÜTS kapsamındaki ürünlerin UNO, LNO, varsa SNO ve URT bilgileri, 1 Ekim’den itibaren düzenleyeceğimiz e-Faturaların ilgili satırlarına GİB kılavuzuna uygun aktarılıyor mu? Bunu bizim kullandığımız ekranda nasıl yapacağız?” Ekran adımları sağlayıcıya göre değişebileceğinden, kendi sisteminiz için uygulamalı yanıt isteyin.
3. Gerçek satış akışına benzeyen bir örnek deneyin. Örneğin birden fazla takip bilgisi olan ürünün faturasında her ürünün doğru kayıtla eşleştiğini kontrol edin. GİB kılavuzundaki örnek, aynı fatura satırında birden fazla ürüne ait tanımlayıcı kayıt bulunabildiğini gösteriyor. ebelge.gib.gov.tr
4. Karma faturayı da sorun. ÜTS kapsamındaki ürünle başka bir ürün veya hizmet aynı e-Faturada yer alabilir. GİB kılavuzu bu satırlar için ayrı bir DIGER tanımı öngörüyor. Yazılımınızın böyle bir satışta satırları nasıl ayırdığını sağlayıcınızla kontrol edin. ebelge.gib.gov.tr
5. Gönderilen dosyayı doğrulatın. Örnek faturanın görünen çıktısını inceleyin; ardından yazılım veya entegratör firmanızdan elektronik dosyada doğru senaryo ve ürün bilgilerinin yer aldığını teyit etmesini isteyin. Bir hata varsa satış anında kiminle iletişim kurulacağını mağaza ekibine bildirin.
Yeni bir program satın almak gerekiyor mu?
GİB kılavuzu, optik mağazalara belirli bir marka veya yeni bir program satın alma şartı koymuyor; e-Faturanın uyması gereken teknik yapıyı tanımlıyor. Mevcut sistemin gerekli alanları destekleyip desteklemediği işletmenin kullandığı yazılım ve entegratöre bağlı. Bu nedenle önce mevcut sağlayıcıdan kendi hesabınız için uyumluluk ve kullanım adımlarını öğrenin. ebelge.gib.gov.tr
Kısa kontrol listesi: Ürün bilgileri hazır mı? Optik program ile e-Fatura sistemi bu bilgileri aktarıyor mu? Örnek faturanın XML içeriği kontrol edildi mi? Mağaza çalışanı satış ekranındaki adımları biliyor mu? TOGB’nin uyarısı, bu kontrollerin 1 Ekim 2026’dan önce tamamlanması yönünde. TOGB
Resmî kaynaklar: GİB’in tarih duyurusu, GİB Fatura Teknik Kılavuzu ve TOGB duyurusu.
